公文格式速查：函、簽、公告的三段式，與警察機關多出來的那一種文別

公文格式是那種「知道就一次過、不知道就一直被退」的東西。而且它退回來的時候，長官通常只圈一個字、寫「格式」兩個字，不會告訴你那個字錯在哪一層。

好消息是這一類錯誤的答案全是固定的，記起來就不會再錯。以下依行政院《文書處理手冊》整理成速查表，並在後半段接上警察機關特有的兩件事。

一、三種常用文別的段名#

幾個常被忽略的規則：

• 「主旨」永遠不分項，一段寫完。它是全文精要，包含行文目的與期望，一句到底。看到「主旨：一、……二、……」就是錯的。
• 「說明」與「辦法」的段名可依實際需要改用更貼切的名稱：說明可改為「經過」「原因」，辦法可改為「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」等。
• 只有一段講得完時，就只寫「主旨」，不必硬湊三段。
• 期望語放在「主旨」末尾，不要在「辦法」段再重複一次。

二、警察機關其實還有一種常用文別：報告書#

刑案移送用紙不是一般公文，它有自己的規定。《警察偵查犯罪手冊》第二一四點依刑事訴訟法第二百二十九條、第二百三十條、少年事件處理法第十八條與軍事審判法，把用紙分成四種：

所以在分局上班的同仁，日常口中的「移送書」，紙上印的其實是報告書。另外依第一九八點，證據證明力薄弱、是否構成犯罪顯有疑義，或犯罪證據不明確而被害人堅持提出告訴的案件，可以用「函送」——這時走的就是一般的函，回到本文前半段的規則。各欄怎麼填，見移送書怎麼寫。

三、稱謂：看隸屬關係，不是看官階#

書寫「鈞」「鈞長」「大」等直接稱謂語時要挪抬——也就是在該字前空一格示敬。「貴」字依《文書處理手冊》一般不挪抬。

四、期望語：階層錯了最刺眼#

對上級寫「請查照」、對下級寫「請鑒核」，是外行一眼就看得出來的錯。

五、分項標號與數字#

標號順序#

由大到小依序是：

一、

（一）

1、

（1）

甲、

（甲）

不可跳層，也不可在同一層混用兩種標號。標號的括號與頓號用全形，其中的阿拉伯數字與外文字母用半形。各項應另列縮排書寫。

數字用什麼寫#

依《公文書橫式書寫數字使用原則》：

• 用阿拉伯數字：序數、日期、時間、電話、門牌號碼、國民身分證統一編號、計量單位、統計數據。
• 用中文數字：描述性用語、專有名詞、慣用語（星期、比例、概數），以及法規條項款目的引述。

所以引法條要寫「刑事訴訟法第一百二十八條之一第二項」，不是「第128-1條第2項」；但寫日期就是「民國115年8月7日」。這兩條規則同時出現在一份公文裡是正常的，不是不一致。

版面#

正式公文以標楷體、A4 紙張、由左至右橫式書寫。

六、一份「函」長什麼樣子#

注意這份骨架裡的幾個細節：期望語「請　鑒核」只出現在主旨末尾一次；說明段第一項寫的是「依……辦理」的來文依據；標號從「一、」到「（一）」沒有跳層；引述來文的日期用阿拉伯數字。

七、常見錯誤對照#

八、簽與函的分工，與「簽稿併陳」#

一份案子常常「簽」「函」都要，兩者的差別在對象：

• 簽是對內的——向上級或長官陳述事實、表達意見、請求裁示，用「主旨、說明、擬辦」，末尾常見「當否，請　鈞長核示」。
• 函是對外的——機關與機關之間、機關與人民之間往復行文，用「主旨、說明、辦法」。

實務上先簽後函：內部簽准了，才據以發函。但案子急的時候，這樣一來一往等於多跑一輪核判，於是有了簽稿併陳——簽與函稿一起送核，長官在同一份卷上決定「准」與「就這樣發」。

簽稿併陳的兩份文件，事實敘述必須一致，這是最容易出現前後矛盾的地方：簽裡寫查獲三件、函稿寫四件，長官不會知道哪個是對的，只知道這份要退。同一個案子的每一份書類——筆錄、聲請書、移送書、函——時間、地點、人別、數量都必須對得起來。

九、警察機關特有的節奏：初報、續報、結報#

一般公文教學不會提這件事，因為它是警察機關特有的。《警察偵查犯罪手冊》第二十一點把刑案發生及破獲的報告時機定成三段：

這三段接在逐級報告的路徑上（手冊第十八點至第二十一點）：分駐所、派出所或勤務單位受理報案或發現犯罪，特殊、重大刑案應立即通報分局及各有關單位，普通刑案亦應陳報分局管制；分局接獲後迅速通知偵查隊偵辦、報告主管，並轉報警察局勤務指揮中心列管；警察局對特殊、重大或牽連廣泛之普通刑案列管督導，並報本署刑事警察局偵防犯罪指揮中心列管。

十、寫之前先確認的一件事：偵查不公開#

《警察偵查犯罪手冊》第三點：偵查犯罪應遵守偵查不公開之規定，除符合《偵查不公開作業辦法》外，不得將因執行職務知悉之事項，公開或揭露予執行法定職務必要範圍以外之人。

這件事之所以放在公文格式這一篇，是因為格式對不對是形式問題，寫給誰、寫到什麼程度是實質問題——而後者出錯的代價高得多。發函之前值得多想一秒的三件事：正本、副本的收受者是不是都在「執行法定職務必要範圍」內；附件裡的照片、筆錄影本有沒有必要一起送；密等該不該標。

另外，受理端也有一條容易被忽略的規定。手冊第七點：受理報案不論本轄或他轄案件，應即受理並反應處置，且詳實記錄；非本轄案件，於受理及處置後，依「警察機關受理刑事案件報案單一窗口實施要點」移轉管轄分局處理。也就是說，「這件不是我們轄區的，請你去○○分局」這句話本身就違反規定——該做的是先受理、再移轉。

十一、工具能幫到哪裡、幫不到哪裡#

常見問題#

公文的「主旨」可以分項寫嗎？#

不可以。依行政院《文書處理手冊》，主旨是全文精要，應不分項、一段完成，內容包括行文目的與期望。需要條列的事項應移到「說明」或「辦法」段。

對上級機關的公文期望語要用什麼？#

對上級機關用「請　鑒核」「請　核示」「請　鑒察」「請　核備」等；平行機關用「請查照」「請查照見復」；對下級機關用「請照辦」「請辦理見復」。期望語放在主旨末尾，只寫一次。

公文的分項標號順序是什麼？#

由大到小依序為「一、」→「（一）」→「1、」→「（1）」→「甲、」→「（甲）」，不可跳層。標號的括號與頓號用全形，其中的阿拉伯數字與外文字母用半形，各項另列縮排書寫。

公文裡的法條條號要用阿拉伯數字還是中文數字？#

用中文數字。依《公文書橫式書寫數字使用原則》，法規條項款目的引述屬於應使用中文數字的情形，例如「刑事訴訟法第一百二十八條之一第二項」。但日期、時間、統計數據等仍使用阿拉伯數字。

「簽」和「函」有什麼差別？什麼是簽稿併陳？#

「簽」是對內的——對上級或長官陳述事實、表達意見、請求裁示，段名為「主旨、說明、擬辦」；「函」是對外的——機關間或對人民往復行文，段名為「主旨、說明、辦法」。實務上通常先簽後函。簽稿併陳則是把簽與函稿一起送核，長官在同一份卷上同時決定「准」與「照發」，可省一輪核判；兩份文件的事實敘述必須一致。

刑案移送用紙為什麼有的叫移送書、有的叫報告書？#

差在移送單位。依《警察偵查犯罪手冊》第二一四點，警政署、警察局或警察總隊用「移送書」，警察分局、大隊、中隊或隊用「報告書」，兩者格式相同。通緝或協尋案件無另犯他罪者另有專用移送書，少年事件用移送書。另依第一九八點，證據證明力薄弱或犯罪證據不明確而被害人堅持告訴等情形，得以「函送」方式送管轄法院或檢察署。

初報、續報、結報分別在什麼時候發？#

依《警察偵查犯罪手冊》第二十一點：初報於刑案發生或發現之初；續報於重大變化或重要階段告一段落時；結報於破獲後或結案時。另依第二十一點，經通報本署刑事警察局偵防犯罪指揮中心列管之刑案，偵破後應立即報請撤銷管制；發現謊報或虛報者，應循行政程序報請撤銷管制。

非本轄的案件，可以請民眾去管轄分局報案嗎？#

不可以。依《警察偵查犯罪手冊》第七點，司法警察官或司法警察受理報案，不論本轄或他轄案件，應即受理並反應處置，且詳實記錄；非本轄案件應於受理及處置後，依「警察機關受理刑事案件報案單一窗口實施要點」相關規定移轉管轄分局處理。

公文一定要用標楷體嗎？#

正式公文依《文書處理手冊》以標楷體、A4 紙張、由左至右橫式書寫。內部作業文件雖不一定強制，但送出機關的正式文書維持標楷體，可避免退件重印。